طرح بایگانی الکترونیک

یکی از کارهایی که در چند سال اخیر در ادارات دولتی و شرکت های خصوصی انجام شده است ایجاد اتوماسیون اداری و رفتن به سمت ادارات سبز و بی کاغذ بوده است که خوشبختانه در دو سال اخیر اکثرا نتیجه موفقیت آمیز بوده است  و همه به این سمت حرکت کرده اند. ولی چه اتفاقی برای بایگانی پیش از این افتاده است آیا این اسناد فراموش شده اند. و یا اینکه اصلا به درد نمی خورند با توجه به اینکه هر سند ممکن است حاوی مطلبی باشد همیشه ترجیح همه این است که این اسناد نگهداری شود و نگهداری فیزیکی همه این اسناد نیاز به یک مکان بسیار بزرگ دارد.

اهمیت اسکن اسناد اداری

اگر چه در نظام دستی مدیریت اسناد می توان گونه های مختلف اسناد را در کنار یکدیگر بایگانی نمود و هنگام نیاز به آن ها مراجعه کرد اما توجه ویژه مدیران در حال حاضر و دهه گذشته به تحول اداری و افزایش بهره وری، سبب گردیده است که سازمان ها برحسب اهمیت و حجم اسناد اداری در گردش، دسته بندی اسناد را مد نظر قرار دهند.

برخی ازسازمان ها تا آنجا پیش رفته اند که برای مدیریت اسناد اداری در ساختار تشکیلاتی خود،بخشی (در حد اداره کل، گروه یا کارشناس ) را پیش بینی نمایند.

لزوم پاسخگویی به نیاز روز افزون مشتریان و ارتقاء جایگاه سازمان به سازمانی کار آمد، بهره ور و توانمند بهره گیری از فناوری های نوین را اجتناب ناپذیر نموده است.ایجاد و مدیریت اسناد الکترونیکی یکی از این فناوری ها است.

دسته بندی اسناد در نظام الکترونیکی به دلیل ماهیت این نظام به سهولت انجام پذیر است اما وجود نظام دستی مدون که پایه تولید نظام الکترونیکی قرار می گیرد نظام الکترونیکی را کار آمد تر و مفید تر می نماید.به همین جهت همزمان با بررسی اولیه جهت تولید سیستم مدیریت اسناد،لازم است که تولید، استفاده و بازنگری اسناد اداری مورد توجه قرار گیرد.

شرکت مهندسی رسانه پونه دارای مجربترین کادر و پیشرفته ترین تجهیزات سخت‌افزاری در زمینه مکانیزاسیون و اسکن اسناد ارائه دهنده انواع خدمات در زمینه های ذیل می باشد:

• مکانیزاسیون و اسکن اسناد و مدارک و نقشه ها
• آرشیو الکترونیک
• مکانیزاسیون اسناد و مدارک
• مدیریت و طبقه بندی اسناد
• ورود و بازیابی اطلاعات
• ویرایش و پاکسازی اسناد
• بازخوانی و رقومی سازی اسناد و نقشه ها
• گزارش‌گیری و مستندسازی الکترونیک

کارشناسان رسانه پونه در ابتدا بایگانی راکد و  بایگانی در جریان را کامل مورد بررسی قرار داده و بعد از بررسی راه حل های مناسب برای سازمان ها یا شرکت ها ارائه می دهند. ما سعی می کنیم عملیات اسکن و ایجاد بایگانی الکترونیک را در کمترین وقت و با بهترین هزینه انجام دهیم.